Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Kian Brunke
Bertha-von-Suttner-Allee 10
21614 Buxtehude
Deutschland
Telefon: +49 174 6973370
E-Mail: kontakt@vertragskapitaen.de

2. Erhobene Daten und Zwecke der Verarbeitung

2.1 Registrierung und Nutzerkonto

Bei der Registrierung erheben wir folgende Daten: E-Mail-Adresse, Name und Passwort (verschlüsselt gespeichert). Diese Daten sind erforderlich, um ein Nutzerkonto zu erstellen und den Dienst bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

2.2 Eingehende E-Mails und Dokumente

Kernfunktion des Dienstes ist die Verarbeitung von Dokumenten (insbesondere PDFs), die du an deine persönliche Vertragskapitän-Adresse sendest. Diese Dokumente werden auf unserem Server gespeichert und automatisch analysiert, um Vertragsdaten wie Laufzeiten, Fristen und Anbieter zu extrahieren. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

2.3 Automatisierte Vertragserkennung (KI-Verarbeitung)

Zur Erkennung von Vertragsdaten setzen wir lokale KI-Verarbeitung ein (Ollama mit Mistral-Modell), die ausschließlich auf unserem Server in Deutschland betrieben wird. Es findet kein Datentransfer an Drittanbieter für die KI-Analyse statt.

2.4 Erinnerungs-E-Mails

Wir senden dir E-Mails zur Erinnerung an bevorstehende Fristen und empfangen eingehende E-Mails über den Dienst SendGrid (Twilio SendGrid, 375 Beale Street, Suite 300, San Francisco, CA 94105, USA). Die Übertragung erfolgt verschlüsselt. SendGrid verarbeitet dabei E-Mail-Adresse und Nachrichteninhalt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

2.5 Server-Logfiles

Beim Besuch unserer Website werden automatisch Informationen in Server-Logfiles gespeichert: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, Browsertyp und Betriebssystem. Diese Daten dienen der technischen Betriebssicherheit und werden nach 7 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Speicherung und Sicherheit

Alle Daten werden auf Servern in Deutschland (IONOS SE, Berlin) gespeichert. Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um deine Daten zu schützen, darunter verschlüsselte Datenübertragung (TLS/HTTPS), verschlüsselte Passwörter (bcrypt) und regelmäßige Datensicherungen.

4. Weitergabe von Daten an Dritte

Wir geben deine Daten nur in folgenden Fällen weiter:

• Twilio SendGrid – für den Versand und Empfang von E-Mails (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO; Datenübertragung in die USA auf Basis von Standardvertragsklauseln)
• IONOS SE – Hosting-Anbieter in Deutschland (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO)
• Bei gesetzlicher Verpflichtung an Behörden

Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

5. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden technisch notwendige Cookies sowie den lokalen Browserspeicher (localStorage) ausschließlich zur Aufrechterhaltung deiner Anmeldesitzung (JWT-Token). Es werden keine Tracking- oder Werbe-Cookies eingesetzt.

6. Speicherdauer

Deine Daten werden gespeichert, solange dein Nutzerkonto besteht. Nach Löschung deines Kontos werden alle personenbezogenen Daten und hochgeladenen Dokumente innerhalb von 30 Tagen unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7. Deine Rechte

Du hast folgende Rechte bezüglich deiner personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Du kannst jederzeit Auskunft über deine gespeicherten Daten verlangen.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Du kannst die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Du kannst die Löschung deiner Daten verlangen ("Recht auf Vergessenwerden").
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Du kannst die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Du kannst deine Daten in einem strukturierten Format erhalten.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Du kannst der Verarbeitung deiner Daten widersprechen.

Zur Ausübung deiner Rechte wende dich an: kontakt@vertragskapitaen.de

Du hast außerdem das Recht, dich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Behörde für Hamburg und Schleswig-Holstein ist der Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD).

8. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen unserer Dienstleistungen anzupassen. Die aktuelle Version ist stets auf dieser Seite abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir dich per E-Mail.